Mandanten-Information
Ab 2025
E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich
Ab dem 1. Januar 2025 werden gemäß Wachstumschancengesetz elektronische Rechnungen für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen schrittweise verpflichtend sein. Elektronische Rechnungen werden künftig zum Standard.
Die entsprechenden Regelungen wurden mit dem Wachstumschancengesetz beschlossen.
Somit muss jede Rechnung spätestens ab 2028, die an Unternehmer oder an öffentliche Einrichtungen gestellt wird, elektronisch erzeugt und versendet werden.
Bislang gibt es eine Pflicht für E-Rechnungen nur für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Arbeit- bzw. Auftraggebern, wie Behörden und Einrichtungen.
Die Neuerungen zur elektronischen Rechnung gelten auch für Leistungsempfänger, die selbst Kleinunternehmer sind oder nur steuerfreie Leistungen erbringen.
Ab 2025 müssen Unternehmer elektronische Rechnungen empfangen können.
Papier- und PDF-Rechnungen sind weiterhin vorübergehend erlaubt. Bedingung hierfür ist allerdings die Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Die Übergansfrist zur Einführung der E-Rechnung endet 2027, ab 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Verkehr E-Rechnungen verwenden.
E-Rechnung - was ist das?
Für die Erstellung einer E-Rechnung wird ein spezielles, maschinenlesbares Datei Format erzeugt, häufig ist dies ein XML-Format.
Achtung: Rechnungen im PDF Format, die digital versandt werden sind KEINE E-Rechnungen.
Erstellen von E-Rechnungen
Für das Erstellen von E-Rechnungen sind spezielle Softwarelösungen erhältlich. Diese Programme
unterstützen Formate wie z.B. ZUGFeRD und XRechnung. Diese Formate entsprechen den europäischen Standards und kombinieren sowohl ein visuelles Dokument (z.B. PDF) als auch strukturierte Daten (z.B. XML).
Versenden und Empfangen von E-Rechnung
Für das Versenden von E-Rechnungen gibt es mehrere digitale Optionen.
E-Rechnungen können per E-Mail, elektronischer Schnittstelle oder Upload über ein (Kunden-)Portal zugestellt werden. Es besteht auch die Möglichkeit, Fremd-Dienstleister (Serviceprovider) zu beauftragen.
Für das Empfangen von E-Rechnungen gelten die gleichen Bedingungen. Ein E-Mail-Postfach ist zum
Empfangen von E-Rechnungen aber schon ausreichend.
E-Rechnung – Fristen und Regelungen zur Umsetzung
Die Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Rechnungen erfolgt ab 2025 in verschiedenen Schritten.
Im ersten Schritt müssen Unternehmen in der Lage sein eine E-Rechnungen zu empfangen.
Im Anschluss wird die Verpflichtung zum Erstellen und Versenden von E-Rechnungen erfolgen.
1. Januar 2025
Inländische Unternehmen müssen ab dem 01.Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Kleinunternehmer oder Rechnungsempfänger, die ausschließlich steuerfreie Umsätze
ausführen sind hiervon nicht ausgenommen. Für Sie gilt die Verpflichtung gleichermaßen.
Eine Zustimmung des Rechnungsempfängers ist hier nicht mehr erforderlich.
Eine Übermittlung der Rechnungen auf Papier ist weiterhin möglich.
Mit Zustimmung des Empfängers bleiben auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bis zum 31.12.2026, bzw. 31.12.2027 zulässig.
01. Januar.2027
Unternehmer, mit einem Gesamtumsatz von nicht mehr als 800.000,00 Euro im Jahr 2026, können ab dem 01.Januar 2027 weiter Rechnungen im Papierform versenden. In diesem Fall sind auch PDF-Rechnungen und andere nicht konforme elektronische Rechnungen zulässig. Allerdings ist hierfür die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Sofern der Umsatz eines Unternehmers über 800.000,00 Euro liegt, besteht die Verpflichtung zwingend
E-Rechnungen zu übermitteln.
01. Januar 2028
Zwingende Verpflichtung aller Unternehmen zur Umsetzung der neuen Anforderungen an die Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen ab dem 01.Januar 2028.
Welche Pflichtangaben benötigt eine E-Rechnung?
Wenn Sie eine E-Rechnung erstellen möchten, muss diese wie jede analoge Papierrechnung alle relevanten Rechnungsbestandteile gemäß den umsatzsteuerlichen Vorgaben (§ 14 UStG)
aufweisen:
-
Vollständiger Name/Anschrift des Lieferanten und des Rechnungsempfängers
-
Datum der Rechnungsstellung
-
Fortlaufende Rechnungsnummer
-
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
-
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
-
Menge, Umfang und Bezeichnung der Waren oder Leistungen
-
Entgelt/ Steuerbetrag/ Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung) inklusive möglicher Rabatte & Skonti
Welche Ausnahmen gibt es?
Nur Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (Brutto) und Rechnungen an Verbraucher sind von der
E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Wie erfolgt die Archivierung?
E-Rechnungen müssen in Ihrem ursprünglichen Format (unverändert und revisionssicher) elektronisch archiviert und mindestens 10 Jahre lesbar aufbewahrt werden. Dies betrifft sowohl die Eingangs- wie auch die Ausgangsrechnungen und alle weiteren steuerrelevanten Daten.
Formatumwandlungen sind unzulässig.
Wichtig ist bei der Archivierung auch, dass die Daten in einen Index aufgenommen werden (z.B. über ein Dokumentenmanagementsystem) welches ein zügiges Auffinden über Suchfunktionen sicherstellt.
Bei Betriebsprüfungen kann so die Nachvollziehbarkeit gewährleistet werden.