Fahrtenbuch richtig führen

Susanne Weyh

vor 6 Minuten

15 Min. Lesezeit

INHALT

I. Wer muss oder sollte ein Fahrtenbuch führen?	V. Angaben zu jeder Fahrt
II. Wie ist das Fahrtenbuch zu führen?	VI. Fahrtenbücher und ihre Mängel
III. Ein Fahrtenbuch ist zeitnah zu führen	VII. Wie das Finanzamt manipulierte Fahrtenbücher  erkennen kann und weitere K.O.-Kriterien
IV Gebundene oder in sich geschlossene Form	VIII. Beispiel für ein Fahrtenbuch

Das Führen eines Fahrtenbuchs kann aus verschiedenen Gründen sinnvoll oder sogar vorgeschrieben sein. Einer der wichtigsten Gründe ist das Führen eines Fahrtenbuchs zu steuerlichen Zwecken. Werden Dienstwagen im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses zur privaten Nutzung und ggf. auch für Fahrten von der Woh-nung zur ersten Tätigkeitsstätte überlassen, wird der Wert dieser Nutzungsmöglichkeiten (= „geldwerter Vorteil“) grundsätzlich in pauschaler Weise ermittelt. Dies erfolgt für die Privatnutzung nach der sog. 1-%-Methode sowie für die Fahrten von der Woh-nung zur ersten Tätigkeitsstätte nach der sog. 0,03-%-Methode.

Bei Nutzung des Firmenwagens durch den Firmeninhaber kommen die beiden vorgenannten Methoden dann zur Anwendung, wenn die Fahrleistung des Fahrzeugs zu mehr als 50 % betrieblich einzustufen ist. Als betrieblich gelten hierbei auch die Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte/Betriebsstätte, auch wenn der Abzug der Kosten für diese Fahrten auf die Entfernungspauschale begrenzt ist.

Um dieser pauschalen Berechnung des geldwerten Vorteils zu entkommen, haben Sie die Möglichkeit, ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu führen. Hierdurch ermitteln Sie genau den Betrag der Kosten für die betrieblichen sowie privaten Fahrten. Dementsprechend sind die genauen Werte für die privaten Fahrten sowie ggf. des nicht abzugsfähigen Anteils der Fahrten von der Woh-nung zur ersten Tätigkeitsstätte/Betriebsstätte bekannt und sind als geldwerter Vorteil der Besteuerung zugrunde zu legen.

Als Bemessungsgrundlage für die pauschale Wertermittlung bei der 1-%-Methode dient der Bruttolistenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung (zzgl. der Kosten für die Sonderausstattung). Bei reinen Elektrofahrzeugen sowie bei Plugin-Hybrid-Fahrzeugen erfolgt eine steuerliche Begünstigung in der Form, dass der tatsäch-liche Bruttolistenpreises nur zu 50 % oder sogar nur zu 25 % angesetzt wird, jedoch nur unter folgenden Voraussetzungen:

Bei reinen Elektrofahrzeugen erfordert ein Ansatz mit nur 25 %, dass der tatsächliche Bruttolistenpreis in Abhängigkeit vom Jahr der Anschaffung bzw. Nutzungsüberlassung eine bestimmte Grenze nicht überschreitet:

ab	bis	Bruttolistenpreis Euro
	31.12.2023	60.000
01.01.2024	30.06.2025	70.000
01.07.2025		100.000

Welches Datum für die Wertgrenze gilt, bestimmt sich im Fall der Nutzungsüberlassung an Arbeitnehmer nach dem Datum der erstmaligen Überlassung, bei Eigennutzung durch Unternehmer nach dem Datum der Anschaffung. Für Bestandsfahrzeuge bleibt diese Wertgrenze weiterhin unverändert maßgeblich, auch wenn in folgenden Zeiträumen höhere Wertgrenzen maßgeblich wären. Wird/wurde die Wertgrenze überschritten, werden 50 % des tatsächlichen Werts zur Berechnung herangezogen.

Bei Plugin-Hybrid-Fahrzeugen werden 50 % des tatsächlichen Bruttolistenpreises angesetzt, wenn entweder der CO2-Ausstoss maximal 50 Gramm je gefahrenen Kilometer beträgt oder eine Mindestreichweite elektrisch erreicht wird. Die Mindestreichweite ist abhängig vom Anschaffungszeitpunkt des Fahrzeugs:

ab	bis	Bruttolistenpreis Euro
01.01.2019	31.12.2021	40 km
01.01.2022	31.12.2024	60 km
01.01.2025	31.12.2030	80 km

Auch hier bestimmt sich die maßgebliche Mindestreichweite nach dem Datum der erstmaligen Nutzungsüberlassung (bei Nutzungsüberlassung an Arbeitnehmer) bzw. der Anschaffung (bei Eigennutzung durch Unternehmer).

Werden der maximale CO2-Ausstoss oder die elektrische Mindestreichweite bauartbedingt nicht eingehalten, ist der Bruttolistenpreis zu 100 % zugrunde zu legen.

Bei sog. Mild-Hybrid-Fahrzeugen (kurz: „MHEV“) findet keine Begünstigung statt, so dass hier der volle Bruttolistenpreis ungemindert zu berücksichtigen ist. „Mild-Hybrid“-Fahrzeuge besitzen einen konventionellen Verbrennungsmotor mit kleiner Batterie, wobei ein Elektromotor zur Unterstützung des Verbrenners vor-handen ist, der aber das Fahrzeug nicht eigenständig antreiben kann. Die Batterie wird durch Rückgewinnung von Bremsenergie und den Verbrennungsmotor geladen.

Der anzusetzende Bruttolistenpreis wird für die weitere Berecnung auf volle 100 € abgerundet.

Bei der sog. 1-%-Regelung wird jeden Monat die private Nutzung mit 1 % des abgerundeten Listenpreises angesetzt. Die Fahrten zur Arbeit erhöhen den Wert der privaten Nutzungsentnahme nochmals mit 0,03 % je einfachem Entfernungskilometer.

Beispiel: Bei einem Pkw mit einem Listenpreis von 50.000 € beträgt der Anteil für Privatfahrten jährlich 1 % von 50.000 € x 12 Monate = 6.000 €

Bei einer angenommenen Entfernung von 15 km zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ergibt sich bei

0,03 % von 50.000 € x 15 km x 12 Monate = 2.700 €

insgesamt eine jährliche private Nutzungsentnahme von 8.700 €. D. h. diese 8.700 € werden so behandelt als wären sie Einkünfte und unterliegen damit dem jeweiligen persönlichen Einkommensteuersatz.

I. Wer muss oder sollte ein Fahrtenbuch führen?

1. Für welche Arbeitnehmer lohnt sich ein Fahrtenbuch?

Sofern es vom Arbeitgeber nicht arbeitsvertraglich vorgeschrieben ist, lohnt sich das Führen eines Fahrtenbuchs für Arbeitnehmer bei

• einem niedrigen Anteil der Privatfahrten,

• einem hohen Listenpreis des Fahrzeugs.

2. Wie kann ein Unternehmer Fahrzeugkosten steuerlich berücksichtigen?

Im Gegensatz zu Arbeitnehmern ist für Unternehmer die Wahl zwischen 1-%-Regelung und Fahrtenbuch nur für Fahrzeuge anwendbar, die zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden. Dabei zählen zur betrieblichen Nutzung auch Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung.

Beträgt die berufliche/betriebliche Nutzung des Fahrzeugs bis zu 50 %, ist ein Fahrtenbuch nicht notwendig. Hier reichen dann vereinfachte Nachweise für die betriebliche Nutzung aus. Als Nachweise für die Glaubhaftmachung kommen Reisekostenaufstellungen, Abrechnungsunterlagen (z. B. gegenüber Auftraggebern) sowie Eintragungen in Terminkalendern in Betracht.

Wird bei mehr als 50 % betrieblich genutzten Fahrzeugen kein (ordnungsgemäßes) Fahrtenbuch geführt, kommt zwangsläufig die 1-%-Methode zur Anwendung, falls nicht ausnahmsweise glaubhaft gemacht werden kann, dass die Privatnutzung des Fahrzeugs ausgeschlossen ist.

Hinweis:

Beträgt die betriebliche Nutzung weniger als 10 %, ist das Fahrzeug Teil des Privatvermögens. Angesetzt werden kann eine Pauschale von 0,30 € pro gefahrenem Kilometer. Hierfür sind die betrieblich veranlassten Fahrten aufzuzeichnen. Daneben ist die Entfernungspauschale für Fahrten zur Arbeit ansetzbar.

Ein lückenloses Fahrtenbuch ist hierfür nicht erforderlich.

II. Wie ist das Fahrtenbuch zu führen?

Für jedes Fahrzeug ist ein eigenes Fahrtenbuch zu führen. Das Fahrtenbuch ist für jeweils ein Jahr zu führen (ggf. bei vom Wirtschaftsjahr abweichendem Kalenderjahr abweichend). Wird ein Fahrzeug im Laufe eines Jahres erworben, verkauft oder stillgelegt, verkürzt sich der Zeitraum entsprechend.

Eine gesetzliche Definition der Anforderungen an ein Fahrtenbuch gibt es nicht. Die gefestigte Rechtsprechung hat jedoch festgelegt, dass ein Fahrtenbuch

zeitnah,
in einer gebundenen oder jedenfalls in sich geschlossenen Form,
mit Angabe zu jeder Fahrt zu führen ist
und dass es lesbar sein muss.

Nach der Rechtsprechung können kleinere Mängel wie z. B. einzelne Eintragungsfehler unschädlich sein. Hierunter fallen z. B. kleine Kilometerdifferenzen zwischen Routenplaner und Kilometer laut Fahrtenbuch, keine Aufzeichnung Tankstopps, fehlende Ortsangaben bei Übernachtung im Hotel, Abkürzungen für Kunden und Ortsangaben.

In jedem Fall schädlich sind jedoch erstens eine fehlende in sich geschlossene Form und zweitens die nicht zeitnahe Führung des Fahrtenbuchs. Diese beiden Fehler werden als grundlegende organisatorische Fehler bezeichnet, die das Fahrtenbuch insgesamt betreffen und dazu führen, dass keine hinreichende Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit der Eintragungen bestehen. Auch die nicht exakte Erfassung der angefallenen Kosten führt zur Verwerfung des Fahrtenbuchs. Hierin liegt eine Steuerfalle für Elektro- und Hybrid-Fahrzeuge.

III. Ein Fahrtenbuch ist zeitnah zu führen

Das Fahrtenbuch muss so zeitnah wie möglich geführt werden, im Regelfall sind die Eintragungen spätestens am Ende eines jeden Tages vorzunehmen. Bei zu großem zeitlichem Abstand entfällt die Ordnungsmäßigkeit, so dass es vom Finanzamt nicht mehr anerkannt wird. Es reicht auch nicht aus, dass die Fahrten tagsüber auf Zettel, abends als Zwischenerfassung in einer Excel-Tabelle erfasst und das Fahrtenbuch erst am Wochenende geführt wird.

IV. Gebundene oder in sich geschlossene Form

Ein in Papier geführtes Fahrtenbuch muss gebunden sein, damit kein unbemerkter Austausch von Blättern möglich ist. Nachträgliche Abänderungen, Streichungen und Ergänzungen müssen als solche kenntlich werden.

Hinweis:

Eine Loseblattsammlung von Papierblättern oder Tonbandaufnahmen stellen daher kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar.

1. Sind elektronische Fahrtenbücher erlaubt?

Für elektronische Fahrtenbücher ist eine in sich geschlossene Form notwendig. Die geschlossene Form erfordert Eintragungen, die geordnet im fortlaufenden zeitlichen Zusammenhang erfolgen. Außerdem müssen nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausgeschlossen sein oder zumindest deutlich als solche in ihrer Reichweite bei gewöhnlicher Einsichtnahme dokumentiert sein.

Diese Dokumentation der Reichweite der Änderung dürfte sich auch darauf beziehen, wann die Änderung erfolgt ist. Die Dokumentation der Änderungen muss bei der sog. bildlichen Wiedergabe, egal ob auf Bildschirm oder Papierdruck unmittelbar für das menschliche Auge erkennbar sein. Falls Änderungen ohne Dokumentation möglich sind, ist das Fahrtenbuch selbst dann nicht ordnungsgemäß, wenn die Eintragungen unmittelbar im Anschluss an die jeweilige Fahrt vorgenommen werden.

Die Dokumentation der Änderung könnte dergestalt erfolgen, dass auf der bildlichen Wiedergabe zunächst die verworfenen Daten durchgestrichen dargestellt werden und darunter der veränderte Datensatz mit Zusatzangabe des Änderungszeitpunkts angegeben wird. Dass die Änderungen nur in einer externen Protokolldatei ersichtlich sind, ist nicht ausreichend.

Hinweis: Ein in Excel geführtes Fahrtenbuch ist nicht ordnungsgemäß, da es keine in sich geschlossene Form hat und dadurch manipulationsfähig ist.

2. Dürfen Daten nachträglich ergänzt werden?

Angaben zu Art, Zweck/Kunden, Ziel und Kilometerangaben der Fahrten dürfen nicht nachträglich ohne Dokumentation änderbar sein. Falls diese Angaben nicht zeitnah aufgezeichnet werden, hilft auch eine spätere Ergänzung anhand eines handschriftlichen Tageskalenders nicht. Bei Einsatz eines elektronischen Fahrten-buchs, bei welchem automatisch bei Beendigung jeder Fahrt Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, darf der Fahrtzweck auch innerhalb von sieben Tagen nachträglich eingetragen werden. Vorausgesetzt die Person und der Zeitpunkt der nachträglichen Eintragung werden ebenfalls elektronisch dokumentiert.

V. Angaben zu jeder Fahrt

1. Welche Angaben muss ein Fahrtenbuch enthalten?

Folgende Angaben muss ein Fahrtenbuch zwingend enthalten – zu möglichen Erleichterungen für einige Berufsgruppen s. unten V, 12 ff.:

Datum der Fahrt,
die Angabe der Uhrzeit ist nicht erforderlich;
Ausgangspunkt und Reiseziel;
Reisezweck, d. h. aufgesuchter Kunde/Geschäftspartner oder Gegenstand der dienstlichen Verrichtung (z. B. „Post holen“);
Angabe der Kilometerstände zu Beginn und Ende jeder einzeln zu erfassenden Fahrt sowie die gefahrenen Kilometer in den einzelnen Spalten,
keine gerundeten Kilometerangaben,
die Angabe der gefahrenen Kilometer ist nicht ausreichend, die Kilometerstände am Beginn und am Ende der Fahrt sind zwingend mitanzugeben;
Art der Fahrt (Wohnung – Arbeits-/Betriebsstätte, privat, beruflich/betrieblich),
bei Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb reicht ein kur-zer Vermerk;
bei Privatfahrten genügt die Angabe der Kilometer;
Reiseroute bei Umwegen.

2. Was ist eine Fahrt? Ist jeder Streckenabschnitt ein separater Eintrag?

Grundsätzlich sind Angaben zu jeder einzelnen Fahrt zu erstellen. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können zu einer zusammengefassten Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge des Besuchs aufge

führt werden.

Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter fährt beginnend von der Firma seines Arbeitgebers über die Bundesstraße B 8 und die Au-tobahn A 92 nach München. Auf dieser Fahrtstrecke besucht er nacheinander verschiedene Kunden seines Arbeitgebers. Diese Teilabschnitte können zu einer Eintragung verbunden werden.

Hinweis: Wie dies in das Fahrtenbuch einzutragen ist, können Sie am Ende des Mandanten-Merkblatts der Abbildung eines Fahrtenbuchs entnehmen.

Wird kein Kunde oder Geschäftspartner aufgesucht, ist der konkrete Gegenstand der dienstlichen Verrichtung (wie z. B. der Be-such einer bestimmten Behörde, einer Filiale oder einer Baustelle) anzugeben (zur Genauigkeit der Angabe s. unten „Abkürzungen“ V, 10).

Hinweis: Wird die einheitliche berufliche Reise aber durch eine private Verwendung des Fahrzeugs unterbrochen, ist der Eintrag für die bis dahin durchgeführte Reise mit Kilometerangabe abzuschließen. Es folgt ein neuer Eintrag für die private Nutzung mit sämtlichen Angaben (insbesondere Beginn-Kilometer und End-Kilometer). Anschließend folgt nochmals ein neuer Eintrag, wenn die berufliche Reise wieder fortgesetzt wird.

3. Wie sind Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu behandeln?

Auch die Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bzw. Betriebsstätte stellt eine berufliche bzw. betriebliche Nutzung dar. Allerdings sind diese Fahrten getrennt aufzuzeichnen, da für diese Fahrten ein Abzugsverbot gilt. Die Kosten sind lediglich in Höhe der Entfernungspauschale für eine Fahrt je Arbeitstag abzugsfähig. Der Differenzbetrag zwischen den tatsächlich entstandenen (durch Fahrtenbuch ermittelten) Kosten und der Entfernungspauschale wird dem Gewinn hinzugerechnet.

Zu beachten ist, dass nur die Fahrt von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte bzw. Betriebsstätte der Abzugsbeschränkung unterliegt. Jeder kann nur eine erste Tätigkeitsstätte bzw. regelmäßige Betriebsstätte haben. Fahrten zu weiteren Tätigkeits-/Betriebsstätten unterliegen dieser Abzugsbeschränkung nicht und sollten daher mit entsprechendem Vermerk unter berufliche/betriebliche Fahrten erfasst werden.

4. Wann liegt eine erste Tätigkeitsstätte (Arbeitnehmer) vor?

Primär ist für das Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte die arbeits- bzw. vertragsrechtliche bzw. nachrangig die quantitative Festlegung des Arbeitgebers von Bedeutung.

Die gesetzliche Definition legt fest, dass es höchstens eine erste Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis geben kann. Und nur für diese „erste Tätigkeitsstätte“ ist der Ansatz der Entfernungspauschale oder die Versteuerung eines geldwerten Vorteils bei Nutzung eines Dienstwagens möglich.

Die typischen Fälle einer dauerhaften Zuordnung sind im Gesetz aufgezählt:

die unbefristete Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer bestimmten betrieblichen Einrichtung,
die Zuordnung über einen Zeitraum von vier Jahren hinaus, also mehr als 48 Monate oder
die Zuordnung für die gesamte Dauer eines – befristeten oder unbefristeten – Dienstverhältnisses, und zwar auch dann, wenn es sich um weniger als 48 Monate handelt.

Die Zuordnung „bis auf Weiteres“ ist nach der Auffassung der Finanzverwaltung eine Zuordnung ohne Befristung, also eine dauerhafte Zuordnung im Sinne der gesetzlichen Regelung.

Wird ein Arbeitnehmer vom Arbeitnehmerverleiher (Arbeitgeber) der Tätigkeitsstätte des Kunden dauerhaft zugeordnet, liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor. Ist der Arbeitnehmer dagegen nur vorübergehend der Tätigkeitsstätte des Kunden zugeordnet, begründet er keine erste Tätigkeitsstätte.

Hinweis: Bei der „ersten Tätigkeitsstätte“ handelt sich um eine ortsfeste Tätigkeitsstätte, so dass Schiffe oder Fahrzeuge nicht hierunter fallen. Weiterhin kann es sich auch um eine Arbeitsstätte eines Dritten handeln, die dem Arbeitnehmer zugewiesen wird, so dass z. B. hierunter in Fällen der Leiharbeit die Arbeitsstätte des Dritten fällt. Das häusliche Arbeitszimmer soll keine erste Tätigkeitsstätte darstellen können.

Bei Unsicherheiten, ob es sich in Ihrem Fall um eine „erste Tätigkeitsstätte“ handelt, sprechen Sie uns gerne an.

5. Wann liegt eine erste Betriebsstätte (Unternehmer) vor?

Für ertragsteuerliche Zwecke gilt ein von § 12 AO abweichender Betriebsstättenbegriff. Da eine steuerliche Gleichstellung mit Arbeitnehmern geboten ist, kann neben eigenen (außerhäuslichen) betrieblichen Räumen des Unternehmers auch eine ortsfeste Einrichtung des Auftraggebers eine Betriebsstätte des Unternehmers darstellen, wenn er dort seine Tätigkeit dauerhaft ausführt. Wie bei einem Arbeitnehmer gibt es auch hier höchstens eine erste Betriebsstätte. Auch hier gelten die gleichen zeitlichen Grenzen. Maßgeblich ist immer die Zukunftsprognose bei Auftragserteilung. Ist danach die Tätigkeit länger als 48 Monate in den Räumen eines Auftraggebers auszuführen, liegt dort eine Betriebsstätte vor. Das heißt jedoch nicht, dass sich dort auch die erste Betriebsstätte befindet. Bei mehreren Betriebsstätten befindet sich die erste Betriebsstätte dort, wo der Unternehmer typischerweise arbeitstäglich oder je Woche an zwei vollen Arbeitstagen oder mindestens zu einem Drittel seiner regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden will. Trifft dies auf mehrere Tätigkeitsorte zu, ist die erste Betriebsstätte an dem Ort, der der Wohnung am nächsten liegt. Bei der ersten Betriebsstätte kann es sich auch um eine weiträumige Tätigkeitsstätte, wie z. B. einen Zustellbezirk eines selbständigen Paketzustellers oder den Kehrbezirk eines Kaminkehrers handeln. Hier gilt die Entfernungspauschale bis zum nächstgelegenen Zugang zum z. B. Zustellbezirk oder Kehrbezirk. Die Fahrten innerhalb der weiträumigen Tätigkeitsstätte sind unbeschränkt als Betriebsausgaben abzugsfähig, d. h. diese Fahrten werden in der gleichen Spalte wie die übrigen geschäftlichen Fahrten erfasst.

6. Was gilt beim Kundenbesuch oder sonstigen Verrichtungen auf dem Weg von/zur Tätigkeits-/Betriebsstätte?

In diesem Zusammenhang spricht man von sog. Dreiecksfahrten. Die durch den Umweg entstehenden Mehrkilometer sind kostenmäßig unbeschränkt als Betriebsausgabe abzugsfähig. Die Mehrkilometer sind daher bei derselben Fahrt in der Spalte für die geschäftlichen Kilometer zu notieren. Im Übrigen bleibt es hinsichtlich der Entfernung zur ersten Tätigkeits- bzw. Betriebsstätte bei der Beschränkung auf die Entfernungspauschale, so dass die Kilometerangabe in der betreffenden Spalte zu erfassen ist. Für die Umwegfahrten wegen sonstiger dienstlicher Verrichtungen gilt natürlich gleiches wie für Kundenbesuche auf dem Weg zur ersten Tätigkeits- bzw. Betriebsstätte.

7. Wie detailliert müssen Reiseziel und Aus-gangspunkt angegeben werden?

Die Angabe des Ausgangspunkts der jeweiligen Fahrt ist notwendig. Eine Abkürzung z. B. „F“ für „eigene Firma“ ist jedoch ausreichend.

Das Reiseziel muss grundsätzlich als Angabe des Kunden mit Ort, Straße und Hausnummer erfolgen. Insbesondere dann, wenn der Kunde mit mehreren Filialen im Ortsgebiet vertreten ist (z. B. bei Supermarktketten). Im Ausnahmefall kann das Fahrziel durch Angabe des Namens des Kunden ausreichend bezeichnet werden, wenn sich hierdurch das Fahrziel eindeutig bestimmen lässt. Zu weiteren Erleichterungen bei Berufsgeheimnisträgern s. unten V, 13.

Hinweis: Wenn Sie dem Fahrtenbuch ein Verzeichnis Ihrer Kunden beifügen, aus dem die detaillierten Angaben ersichtlich sind, dürfen Sie anstelle der ausführlichen Angaben im Fahrtenbuch auch Kürzel verwenden.

8. Was ist als Reisezweck anzugeben?

Der aufgesuchte Kunde ist anzugeben (s. auch „Abkürzungen“ V, 10.). Wird kein Kunde aufgesucht, ist kurz zu beschreiben, was Anlass der Fahrt war (z. B. „Post“, „Kauf Büromaterial“). Bei Privatfahrten ist abgesehen von der Kennzeichnung als „privat“ hier keine weitere Angabe nötig.

9. Müssen die Gesamtkilometer zu Beginn und Ende angegeben werden?

Die unterschiedlichen Finanzgerichte sind sich uneinig, ob sowohl die Angabe der Beginn-Kilometer als auch der End-Kilometer zwingend notwendig sind. Einig sind sich die Gerichte, dass auf jeden Fall die Angabe der End-Kilometer zwingend ist.

Hinweis: Wir raten dringend dazu, beide Angaben zu machen. Nur so kann sicher die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs sichergestellt werden.

10. Warum müssen auch die gefahrenen Kilometer angegeben werden?

Damit das Verhältnis der gesamten Fahrten zueinander mit vertretbarem Aufwand festgestellt werden kann, sind zu den einzelnen Arten (privat, beruflich/betrieblich) jeweils Entfernungsangaben in Kilometer anzugeben.

11. Ist die Verwendung von Abkürzungen zugelassen?

Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter des Fahrtenbuchs dadurch nicht beeinträchtigt wird und diese Unterlagen selbst nicht weiter ergänzungsbedürftig sind.

Abkürzungen oder Zeichen, die aus sich heraus verständlich sind, oder sich aus einer beigefügten Aufstellung, die nicht weiter ergänzungsbedürftig ist, ergeben, dürfen verwendet werden. Sie dürfen verwendet werden für häufiger aufgesuchte Fahrtziele, Kunden oder regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke.

Bloße Ortsangaben reichen nur dann aus, wenn sich der aufgesuchte Kunde/Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt.

Werden regelmäßig dieselben Kunden aufgesucht, können zusammengefasst für Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchtem Geschäftspartner vereinfacht jeweils zu Beginn und Ende der Fahrten Datum und Kilometerstand sowie die Nummern der aufgesuchten Geschäftspartner aufgezeichnet werden. Das Kundenverzeichnis ist dem Fahrtenbuch beizufügen.

12. Kann bei nur einem Kunden auf die Kunden-angabe verzichtet werden?

Nein. Auf die Angabe der aufgesuchten Kunden/Geschäftspartner kann auch dann nicht verzichtet werden, wenn es nur einen einzigen gibt.

13. Gibt es Erleichterungen für Vielfahrer?

Ja, es gibt Erleichterungen für Vielfahrer bei den Aufzeichnungen im Fahrtenbuch.

Vielfahrer sind: Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten und andere Steuerpflichtige, die regelmäßig aus betrieblichen/beruflichen Gründen große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen.

Folgende Angaben sind notwendig: Zu Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ist anzugeben, welche Kunden an welchem Ort besucht wurden.

Erleichterung: Angaben zu den Entfernungen zwischen den verschiedenen Orten sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern erforderlich.

14. Gibt es Erleichterungen für Berufsgeheimnisträger (Ärzte, Anwälte etc.)?

Auch die finanzgerichtliche Rechtsprechung erkennt an, dass sich die Verschwiegenheitspflicht gem. § 203 StGB auch auf die Identität des Mandanten/Patienten bezieht. Ebenso ist anerkannt, dass es auch für Berufsgeheimnisträger möglich sein muss, den Umfang der betrieblichen Fahrzeugnutzung anhand eines Fahrtenbuchs nachzuweisen, sie also nicht zur Anwendung der 1-%-Methode gezwungen ist, um die Identität Ihrer Mandanten/Patienten zu schützen. Dies ändert aber nichts an der grundsätzlichen Beweislastverteilung, dass der Steuerpflichtige die ihm günstigen Tatsachen den Anforderungen genügend darlegen muss. Lediglich die Anforderungen an die Überprüfbarkeit des Fahrtenbuchs können in Abhängigkeit von den Umständen des Einzelfalls im notwendigen Maß herabgesetzt werden. Dies folgt aus den §§ 102 und 104 AO, die für den Kreis der Berufsgeheimnisträger gestatten, dass die Auskunft bzw. Vorlage von Urkunden zum Schutz des Berufsgeheimnisses verweigert werden darf. Es bleibt jedoch dabei, dass sich das Finanzamt bzw. Gericht die Überzeugung verschaffen können muss, dass das Fahrtenbuch vollständig und richtig ist. Inwiefern deshalb die Anforderungen an das Fahrtenbuch herabgesetzt werden können, ist daher unterschiedlich zu beantworten.

Zur Berufsgruppe der Steuerberater hat der BFH entschieden, dass für Mandanten, bei denen der Steuerberater gegenüber dem Finanzamt für diese als Berater auftritt, davon auszugehen ist, dass jene Mandanten auf die Geheimhaltung ihrer Identität verzichtet haben. Daher dürfen die Namen und weiteren Angaben im Fahrtenbuch zu diesen Mandanten nicht geschwärzt werden.

In allen weiteren Fällen – in welchen die Identität der Mandanten/Patienten dem Finanzamt nicht bereits bekannt ist, sind die Daten insoweit zu schwärzen, als sie eine Identifizierung des aufgesuchten Geschäftspartners ermöglichen. Hierzu wird regelmäßig die Schwärzung des Namens ausreichen, unter Umständen kann jedoch die Schwärzung der Ortsangabe ebenfalls erforderlich sein.

Es wird empfohlen, die Angaben zu den Patienten/Mandanten – soweit sie seine Identifizierung ermöglichen (Name, Adresse) – nicht in Klarschrift, sondern verschlüsselt (z. B. durch Mandanten-/Patienten-Nummer) in das Fahrtenbuch einzutragen und das Verzeichnis – aus dem sich die verschlüsselten Personendaten ersehen lassen – getrennt hiervon aufzubewahren. Jegliche weiteren Schwärzungen gehen zu weit und führen dazu, dass das Fahrtenbuch steuerlich nicht anzuerkennen ist.

15. Gibt es Erleichterungen für Taxifahrer?

Bei Fahrten eines Taxifahrers im sog. Pflichtfahrgebiet ist es in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ausreichend, täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten den Kilometerstand anzugeben mit der Angabe „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet” o. Ä. Wurden Fahrten durchgeführt, die über dieses Gebiet hinausgehen, kann auf die genaue Angabe des Reiseziels nicht verzichtet werden.

16. Gibt es Erleichterungen für Fahrlehrer?

Für Fahrlehrer ist es ausreichend, in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchten Geschäftspartner „Lehrfahrten”, „Fahrschulfahrten” o. Ä. anzugeben.

17. Darf man ein Fahrtenbuch handschriftlich führen?

Ein handschriftliches Fahrtenbuch ist zulässig. Es muss aber auch für andere lesbar sein. Es genügt nicht, dass der Steuerpflichtige selbst seine Aufzeichnungen lesen kann.

18. Welche Vorgaben gelten für den Kostennachweis des Fahrzeugs?

Alle Kosten für das Halten und den Betrieb des jeweiligen Fahrzeugs müssen diesem individuell zugeordnet werden können. Ein Ansatz mit z. B. betriebsinternen Kostenverrechnungssätzen bzw. Durchschnittswerten genügt diesen Vorgaben nicht. Dies gilt auch für Elektro- oder Plugin-Hybrid-Fahrzeuge, wo im Betrieb kostenlose Lademöglichkeiten vorliegen oder gerne pauschale Kostenerstattungen an Arbeitnehmer oder pauschal angesetzte Betriebsausgaben erfolgen. Insbesondere bezüglich der Tankrechnung ist daher bei mehreren vorhandenen Fahrzeugen darauf zu achten, dass diese dem jeweiligen Fahrzeug zugeordnet werden. Bei Elektro- oder Plugin-Hybrid-Fahrzeuge ist darauf zu achten, dass eine genaue Kostenerfassung stattfindet, auch wenn beim Betriebsinhaber z. B. eine PV-Anlage ohne Zähler vorliegt oder das Fahrzeug privat zu Hause aufgeladen wird. Können die Kosten nicht eindeutig ermittelt werden, bringt dies nach höchstrichterlicher Rechtsprechung das gesamte Fahrtenbuch zu Fall, auch wenn es ansonsten tadellos geführt sein sollte.

VI. Fahrtenbuchmängel und ihre Konsequenzen

Werden die oben genannten Anforderungen an das Fahrtenbuch nicht erfüllt – es reicht hier u. U. schon aus, wenn nur eine der Anforderungen nicht erfüllt ist –, wird das Fahrtenbuch mangels „ordnungsgemäßer Führung“ in Gänze nicht anerkannt. Es wird dann beim Arbeitnehmer die 1-%-Methode angewandt, d. h. der hiernach ermittelte Wert der Privatnutzung wird versteuert. Dies kann insbesondere bei einem Fahrzeug mit hohem Listenpreis sehr teuer werden.

Bei Unternehmern wird die 1-%-Methode angewandt, wenn das Fahrzeug zum sog. notwendigen Betriebsvermögen gehört, d. h. wenn die betriebliche Nutzung mehr als 50 % beträgt. In den anderen Fällen erfolgt eine Schätzung.

Für Mitarbeiter kann die mangelhafte Führung eines Fahrtenbuchs auch nachträglich finanzielle Konsequenzen haben. Nach Urteil des BAG (v. 17.10.2018 - 5 AZR 538/17, NWB PAAAH-06280) hat der Arbeitnehmer – bei Wahl der Fahrtenbuchmethode anstelle der 1-%-Methode – selbst dafür Sorge zu tragen, dass das Fahrtenbuch den Anforderungen entspricht. Den Arbeitgeber trifft keine Verpflichtung dazu, den Mitarbeiter auf etwaige Defizite beim Führen des Fahrtenbuchs hinzuweisen. Kommt es anlässlich einer Lohnsteuer-Außenprüfung zur Haftung des Arbeitgebers, kann der Arbeitgeber – vorbehaltlich einer eindeutigen Nettolohnvereinbarung – vom Arbeitnehmer die Erstattung der nachentrichteten Lohnsteuer verlangen.

Hinweis: Fehlende Angaben im Fahrtenbuch können grundsätzlich nicht nachgeholt werden.

VII. Wie das Finanzamt manipulierte Fahrtenbücher erkennen kann und andere K.O.-Kriterien

Auffällig für das Finanzamt ist u. a.:

Unverändertes Schriftbild über einen längeren Zeitraum: Dies deutet darauf hin, dass das Fahrtenbuch für einen gewissen Zeitraum nachträglich geschrieben wurde.

Orte auf Tankrechnungen, Bewirtungsrechnungen oder Belege über Reisekosten passen nicht mit Orten im Fahrtenbuch zu diesem Datum zusammen.

Fehlende Plausibilität der Betankungen für die gefahrenen Kilometer. Die Betriebsprüfung ermittelt zum Teil den tatsächlichen Benzinverbrauch.
Fehlende Übereinstimmung der Eintragungen im Fahrtenbuch mit dem Terminkalender.
Kilometerstände auf Reparatur- oder TÜV-Rechnungen passen nicht zu den Gesamtkilometern dieses Datums im Fahrtenbuch. Möglicher Einwand: Werkstätten nehmen es oft nicht genau mit der Angabe des Kilometerstands.
Entfernungsangaben werden nur gerundet eingetragen.
Das handschriftliche Fahrtenbuch wird als Sammlung loser Einzelblätter geführt.
Das Fahrtenbuch wird in Standard-Excel geführt (möglich sind auf Excel aufsetzende Programme, die nachträgliche Änderungen dokumentieren).
Es sind keine oder zu wenige Privatfahrten eingetragen, obwohl im privaten Umfeld kein anderes Fahrzeug zur Verfügung steht.

VIII. Beispiel für ein Fahrtenbuch

Nachfolgend ist ein Auszug eines Fahrtenbuchs abgedruckt. Hier wurde die um 10.30 Uhr begonnene einheitliche berufliche Reise zu einer zusammengefassten Eintragung verbunden.

Rechtsstand: 01.01.2026

Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.